欢迎
服务热线:
+8610 52786146/89
您的位置:首页 > 企业管理 > 成功案例
集团介绍

香港基因有限公司是国内生物领域一个知名的企业集团,除贸易服务外,还涉及生产制造、研究开发、 IT 等领域。香港基因集团公司下属的生命科学组主要从事贸易服务,在全国各大城市都设有办事处,自一九九二年成立至今已为国内生命科学领域的专家学者们进行科学研究提供了大量先进的生物仪器、试剂、耗材及良好的服务,受到广大用户的一致好评。

项目背景

随着企业规模的不断扩大和市场竞争的日益激烈 ,原有依靠手工帐的内部管理方式已无法满足其高速发展的需求,其问题主要表现在:

1 、业务流程不规范。首先管理层制定的业务流程到了下属分公司,往往没有得到很好的执行。经常要花很多的精力来处理一些因为流程不规范引起的问题,严重影响企业经营运作的有效性。

2 、管理分散化。各办事处和集团总部之间都是通过邮件、传真来沟通,这种低效率的信息传递,无法让企业领导在最短的时间里掌握企业的各种状态。

3 、集团内部管理信息流不畅通,销售、库存、财务各部门的信息无法及时联通,使得业务数据和财务数据无法共享,资金流和业务流不能集成,利润、所需成本、资金之间完全是无法实时对应。

4 、因为 手工管理很难将成本精确地核算到每一种产品,所以很容易出现看起来很赚钱的产品,其成本却居高不下。粗略的使用分摊费用计算成本无法对成本管理进行很好的控制,提高盈利能力。

5 、客户信息无法及时掌握,对客户的服务过程无法及时跟踪 。销售无法实现跨越式发展,服务无法更上一层楼。

基因集团选用了联世ERP 系统 , 系统包括:财务总帐、成本核算、应收、应付、工资管理、采购管理、库存管理、销售管理、 CRM 、时间管理等模块, 在网络部署方面采用了集中式处理方案。基于 VPN 互联网操作,总部及分公司帐套建立于一台数据库服务器,进行集中管理。

实施步骤

该实施从 2007 年 7 月开始,时间跨度半年时间。分为成立项目小组 、系统培训 、系统二次开发计划、 数据准备和录入 、系统试运行 、运行维护等六个步骤 :

1 、( 2007.11.1 — 2007.12.1 ) 联世成立专门的 ERP 实施小组,针对基因集团现有面临的问题,实施过程中强调业务流程的规范性,以“ 财务业务一体化 ” 为实施原则,从而保证物流,资金流信息在企业内部顺畅流动,实现企业财务的精细化核算和全面管理。

主要从以下三个方面入手进行了业务流程重组:

以满足市场需求为核心,对企业各管理部门和业务流程进行改组和组合,消除无效作业,提高企业运行效率。

以提高客户服务质量为目的,建立完善的销售信息网络和服务体系。

坚持“以财务核算为基础,以管理为核心”的指导思想,深化财务管理。

2 、( 2007.12.2 — 2007.12.15 )由项目实施人员的培训讲解联世ERP 的原理和 联世ERP 软件的实现方法,介绍 联世ERP软件的特点,保证基因公司方面的职能小组把业务流程理顺。

3 、( 2007.12.16-2008.3.16 )经过之前对基因公司调研、考察、分析和总结之后,针对基因公司的实际业务特点和管理模式, 着重对以下几个方面对软件进行了修改:

由于基因公司是采用集中管理的模式,所有客户资料都必须集中录入在软件中,但集团内部各分公司又不希望让自己的客户资料外泄。针对 此问题,联世专门开发了客户权限控制,用户可以根据需求分配客户使用权限,保证每个员工都只能浏览自己权限之内的客户资料。

基因公司的审批流程是多样化的,不同部门不同的单据,审批的流程都不相同。为此联世开发专门的“审批中心”模块,实现跨越式审批。

基因公司仓库比较分散,产品有时候需要实现货位跟踪。为此联世采用了分级式编码的方式,将仓库、货区、货位分级管理。

基因公司对于不同职位折扣权限是不一样的,比如:同一产品经理可以通过的折扣往往要比普通业务员大。为此联世设计了折扣权限管理, 让用户自定义实现折扣控制。

基因公司的销售订单,有时候是国内替香港签订,实际上财务上还是归类到香港。为解决此问题,专门设计了业务公司和财务公司的概念,用户可以自选公司来实现异公司订单的处理。

4 、( 2008.3.17-2008.3.24 )二次开发完成后,由基因公司准备好员工、客户、厂家、供应商、产品档案等基础数据。然后由联世实施人员将这些基础数据导入联世ERP 中。

5 、( 2008.3.25-2008.4.25 )基因集团将实际的业务数据在联世 ERP 上进行模拟运行,及时发现一些新的问题。这时候并没有抛弃以前手工单,而是采用手工、电子并行的模式。

6 、经过一段时间试运行, 联世ERP 项目小组负责维护并且解决试运行期间碰到的一些问题,直到软件走出磨合期,完整并独立地运作下去。

案例总结

自从基因公司实施基本完毕,由原来的手工管理,转变为数字化管理来加强提高企业的管理水平以后,企业在多方面的管理都得到了提升:

规范企业财务核算、物流管理的业务流程。通过联世ERP 系统的应用使财务业务数据高度共享,减少了原先大量的业务数据向财务数据转换的工作,企业大大减少了财务人员的核算的工作量,具体突出表现在大大减少销售会计部门核算工作量。

数据实时反映,领导可随时查询各分区相关报表、相关财务业务信息。

加强了各部门联系及业务沟通。

为领导的决策提供了有力依据,为企业提供支撑战略实现的企业信息化平台。